Top 3 Tipps für bessere E Mails mit ChatGPT als Hilfestellung
Ab heute gibt es bei uns eine neue Rubrik. Wir nennen sie KI im Alltag für alle. Hier zeigen wir ab sofort regelmäßig, wie man Künstliche Intelligenz für ganz normale Aufgaben nutzt. Kein großes Vorwissen nötig, einfach direkt loslegen.
Den Anfang macht ein Klassiker. Die E Mail, die man eigentlich sofort schreiben müsste, aber irgendwie nicht in Worte bekommt. Genau hier kann ChatGPT helfen, und zwar schneller, als die meisten denken.
Tipp 1: Einfach drauflos sprechen oder tippen
Sie müssen sich keine perfekte Formulierung überlegen. Schreiben oder sprechen Sie einfach in eigenen Worten, worum es geht. Viele Smartphones und auch ChatGPT selbst bieten eine Sprachfunktion an. Sie können also auch einfach reinreden, statt zu tippen.
Zum Beispiel so: „Ich muss einem Kunden schreiben, dass die Lieferung sich um eine Woche verzögert. Er hat sich schon beschwert. Ich möchte mich entschuldigen und einen neuen Termin nennen."
Mehr braucht ChatGPT am Anfang nicht. Sie müssen das Problem nicht sauber formulieren. Sie müssen nur sagen, worum es geht und was Sie erreichen wollen.
Tipp 2: Den Rahmen mitgeben
Je mehr Sie über die Situation verraten, desto besser passt die Antwort. Wer bekommt die E Mail. Wie war der bisherige Kontakt. Welcher Ton passt. Förmlich oder eher locker.
Ein Satz reicht oft schon aus: „Der Kunde kennt mich gut, wir duzen uns normalerweise nicht, bitte freundlich, aber bestimmt."
ChatGPT übernimmt diesen Rahmen automatisch in den Text. Das spart eine ganze Runde Nacharbeit.
Tipp 3: Nachbessern, statt neu anfangen
Der erste Vorschlag passt selten zu hundert Prozent. Das ist auch völlig normal. Schreiben Sie einfach, was noch fehlt oder geändert werden soll.
„Bitte kürzer." „Bitte etwas wärmer formulieren." „Bitte den zweiten Satz weglassen."
ChatGPT passt den Text sofort an. Sie müssen nie wieder bei null anfangen, sondern feilen nur noch am bestehenden Entwurf.
Mein Fazit
Bei einer E Mail mit ChatGPT zählt nicht die perfekte erste Eingabe. Es zählt, dass Sie überhaupt anfangen und in eigenen Worten sagen, worum es geht. Wer redet oder tippt wie mit einem Kollegen, bekommt meistens innerhalb weniger Minuten einen brauchbaren Text. Probieren Sie es bei der nächsten unangenehmen E Mail an einen Kunden einfach aus.
